SOP Pengadaan Barang yang Harus Dipahami

Proses bisnis memerlukan beberapa hal supaya terjadi lebih lancar. Sebutlah saja diawali pada penelitian, pengadaan barang, proses produksi, pemasaran sampai lakukan penilaian bisnis. Salah satunya yang perlu ialah pengadaan barang. Proses ini umum terjadi pada sebuah mekanisme yakni procurement manajemen.

Pengadaan Barang

Pengadaan merupakan aktivitas yang sediakan perbekalan untuk memberikan dukungan aktivitas bisnis dalam sebuah perusahaan. Pengadaan ini kemungkinan berlainan satu perusahaan dengan yang lain. Tentunya ini sesuaikan dengan keperluan dan seperti apakah aktivitas bisnis atau kerja dari kantor itu.

Tetapi pada umumnya pengadaan barang memang diawali pada rencana yang berisi keperluan apa yang diperlukan oleh perusahan. Kemudian, baru rencana dari sisi ongkos. Tidak lupa untuk menyaksikan dari inventaris beberapa tahun awalnya. Ini penting untuk bikin pengadaan barang jadi lebih efektif dan efisien.

Pengadaan barang sendiri terdiri dari dua tipe yakni barang yang tidak habis digunakan dan memang yang habis digunakan. Barang-barang yang dapat habis digunakan tentu saja yang tidak akan tinggalkan sisa sesudah digunakan. Sebutlah saja kertas, alat catat, tinta dan lain-lainnya.

Sementara ada barang yang dapat berkali-kali dalam soal penggunaan. Misalkan mesin, computer, almari arsip dan beberapa barang electronic.

Sesungguhnya dari pengadaan ke-2 tipe barang ini akan mempunyai beberapa langkah yang serupa. Pertama diawali dengan pengaturan daftar peralatan yang diperlukan selanjutnya pengaturan ongkos. Umumnya pengaturan barang yang habis digunakan harus dalam waktu tertentu agar dapat sesuaikan dengan keperluan perusahaan.

Sementara untuk barang yang tidak habis gunakan, team dari procurement manajemen wajib melakukan analisis pada barang itu. Misalkan apa cuman akan diperbarui atau harus ditukar. Disamping itu, seksi procurement harus juga membuat rasio fokus pengadaan barang itu.

Cara Pengadaan Barang

Sesudah pahami seperti apakah pengadaan barang, Anda pun perlu ketahui deretan cara yang perlu diambil saat akan lakukan pengadaan barang. Cara ini untuk pastikan perusahaan Anda akan memperoleh barang yang sesuai keperluan dan kualitas.

Mencatat Kebutuhan

Tingkatan ini tentu saja ialah tingkatan awalnya dan dasar yang terkait dengan pengadaan barang. Anda dapat memutuskan barang apa yang diperlukan pada step awalnya ini. Lihat apa barang yang harus dibeli. Kemudian, perusahaan dapat segera membuat keinginan pengadaan barang ke seksi procurement.

Pada step ini, team procurement umumnya akan minta semua seksi kumpulkan keinginan barang sesuai SOP. Seluruh keperluan ini tentunya akan dicatat agar di saat penyerahan barang nanti menjadi lebih terbuka dan terang. Memang benar jika barang itu diminta oleh seksi tertentu.

Pencarian Supplier atau Vendor

Tingkatan pertama harus dilaksanakan lebih dulu sebelumnya terakhir team procurement mulai cari penyuplai barang yang diperlukan. Yakinkan lebih dulu daftar barang dibikin dengan jelas dan lengkap, terhitung persyaratan apakah yang diperlukan.

Perusahaan selanjutnya dapat segera membuat document yang berisi keperluan perusahaan. Faksi penyuplai akan lakukan penawaran dari keperluan yang disuruh itu.

Pemilihan Supplier atau Vendor

Pengadaan barang akan masuk di dalam step selanjutnya. Perusahaan selanjutnya mulai akan lakukan riset dan penyeleksian dari surat penawaran yang masuk. Dari semua supplier atau vendor yang memberi penawaran, perusahaan akan pilih yang mana terbaik dari di antara supplier itu.

Umumnya perusahaan selanjutnya langsung akan lakukan perundingan. Tidak cuman bermasalah pada harga saja, perusahaan lakukan perundingan berkenaan waktu pengangkutan dan hal tehnis yang lain. Dalam step ini harus ada persetujuan bersama di antara perusahaan dan beberapa vendor.

Proses Pemesanan

Sesudah perundingan usai dan telah capai kata setuju, perusahaan umumnya akan membuat suatu purchase order. Maknanya perusahaan langsung akan pesan ke supplier atau vendor. Kemudian, faksi ke-3 harus selekasnya mengolahnya. Procurement manajemen harus juga pastikan jika proses pembelian berjalan mulus dan pas sesuai agenda.

Baca : Cara Membuat SOP Perusahaan

Penerimaan Barang

Proses pembelian dan pemesanan telah usai memiliki arti faksi supplier atau vendor langsung mengolah pesanan yang telah dibikin. Tentunya perusahaan harus pastikan jika barang tiba sesuai yang telah disetujui bersama. Disamping itu, penyuplai harus juga pastikan jika pesanan yang dibikin telah seperti atau memang belum.

Pembayaran

Bila pesanan telah diterima secara baik oleh perusahaan, keuangan perusahan langsung akan membayar pada pihak supplier atau vendor. Tentu saja pembayaran harus sesuaikan dengan persetujuan yang dilaksanakan pada awal. Team procurement harus juga pastikan jika perusahaan telah bayar semua kewajiban ke supplier.

Refund atau Retur

Kualitas dari produk yang dikirimkan oleh supplier atau vendor harus ditegaskan betul-betul sesuai persetujuan awalnya. Bila ada pesanan yang kurang cocok, karena itu harus diolah dengan selekasnya. Misalkan saja banyaknya kurang atau warna yang tidak sesuai dengan request. Perusahaan dapat ajukan retur. Supplier harus layani retur itu dan pastikan jika memang barang sesuai persetujuan.

Biasanya retur dilaksanakan dengan 2 cara. Pertama ialah gantikan barang yang sesuai persetujuan pada awal. Bila memang supplier atau vendor tidak dapat sediakan barang itu, maka diambil pilihan ke-2 yakni pengembalian berbentuk dana atau uang kontan.

Hal Penting Selesai Pengadaan Barang

Sama seperti yang telah Anda kenali jika pengadaan barang terdiri dari dua tipe yakni barang habis digunakan dan tidak habis digunakan. Sebagai procurement manajemen, proses pengadaan barang bukan hanya sampai ke pembelian dan dapat digunakan saja.

Peranan pantauan harus diterapkan agar dapat capai efektivitas perusahaan yang diharapkan. Misalkan saja harus jadi perhatian cara penyimpanan. Bila penyimpanan dilaksanakan secara baik karena itu barang yang dibeli akan lebih tahan lama.

Dengan begitu efektivitas yang diharapkan perusahaan dapat terwujud. Oleh karena itu penyimpanan harus memerhatikan beberapa hal. Misalkan pastikan beberapa alat perawatan telah ada. Selanjutnya harus pastikan juga penyimpanan barang dilaksanakan seperti standard.

Janganlah lupa memerhatikan karakter barang yang tersimpan. Ada barang yang dapat tersimpan dalam periode waktu panjang ada yang tidak. Periode waktu penyimpanan ini perlu diingat agar memang barang yang dibeli betul-betul tahan lama. Janganlah lupa untuk memerhatikan tenaga dan ongkos yang diperlukan untuk penyimpanan. Bukan hanya penyimpanan saja, perawatan poin penting.

Sebuah barang harus dipiara secara baik agar pada keadaan yang bagus di saat dipakai. Seringkali perawatan yang tidak dilaksanakan secara baik malah akan bikin rugi perusahaan karena tidak dapat digunakan. Paling akhir ialah inventaris atau administrasi peralatan.

Semua barang yang berada di kantor harus dicatat secara benar dan tepat. Pendataan ini akan menolong efektivitas perusahaan. Jika ada keperluan barang, perusahaan dapat memeriksa tersedianya lebih dulu. Janganlah sampai justru menimbun barang yang malah memunculkan rugi untuk perusahaan.