Ciri-Ciri Surat Resmi dan Beberapa Strukturnya

Surat formal merupakan media korespondensi utama dalam perusahaan. Segala bentuk surat yang biasa dikeluarkan oleh perusahaan seperti surat keputusan, surat permohonan, dan surat panggilan termasuk di kategori surat resmi. Ciri-ciri surat resmi harus selalu diperhatikan karena nuansa formalitas surat ini.

Fungsi Surat Resmi

Pada dasarnya jenis surat bertujuan untuk menyampaikan informasi dan gagasan dari pengirim kepada penerimanya. Namun surat formal mempunyai fungsi tertentu yang penting dalam perusahaan, seperti:

• Sebagai alat bukti tertulis yang otentik dalam dokumen karena isi surat resmi dapat dipertanggungjawabkan.

• Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan jika surat resmi memuat langkah-langkah atau bagian-bagian dari prosedur operasi standar (SOP) kerja.

• Sebagai pengingat kepada penerima surat mengenai hal-hal yang telah disampaikan secara formal sebelumnya. Penerimanya bisa perorangan, kelompok, lembaga, atau organisasi lainnya. Surat resmi perlu disimpan sebagai dokumentasi agar dapat dijadikan data di kemudian hari.

• Sebagai bukti sejarah dan kronologis dari setiap kegiatan yang telah dilakukan.

• Sebagai wujud profesionalisme dan kualitas perusahaan sebagai pengirim surat.

Karakteristik

Surat formal ini mempunyai ciri khas jika dibandingkan dengan jenis surat lainnya. Berikut ciri-cirinya.

Menggunakan Bahasa Formal

Setiap kosakata, frasa, dan tata bahasa yang digunakan dalam surat resmi harus mengikuti kaidah Enhanced Spelling (EYD). Surat formal ini sendiri menggunakan kata-kata yang telah tercantum dalam Kamus Bahasa Indonesia (KBBI) dan akan menghindari gaya bahasa nonformal yang cukup mengganggu.

Ditulis dengan Ringkas dan Efektif

Surat resmi harus menggunakan bahasa yang jelas dimana setiap kosakata yang digunakan mengandung makna yang sangat jelas. Surat formal tidak diperkenankan menggunakan kata tersirat yang multitafsir.

Menghindari Verbositas

Surat resmi harus ditulis secara singkat, jelas, dan padat sesuai dengan tujuan atau pokok surat. Kata-kata yang digunakan harus ditulis secara efektif agar isi surat lebih mudah dipahami oleh penerimanya.

Ditulis Penuh atau Semi Blok

Surat resmi harus ditulis dalam bentuk blok penuh atau semi blok . Dalam bentuk blok penuh , struktur surat ditulis dimulai dari kiri. Sedangkan di bentuk semi blok, bagian awal ini dibuat menjorok ke dalam.

Menggunakan Kop Surat

Kop surat adalah sebuah hal menunjukkan perusahaan atau organisasi yang menerbitkan surat tersebut.

Melampirkan Nomor Surat dan Perihal Surat

Bagian surat resmi diawali dengan judul, diikuti nomor surat, subjek, tanggal, dan alamat tujuan surat.

Ditandatangani dengan Stempel atau Tanda Tangan yang Sah

Jika diperlukan oleh Anda, maka surat resmi ini juga dapat dibubuhi stempel sebagai bentuk legalisasi. Penggunaan stempel biasanya diperlukan ketika ingin berkorespondensi dengan pihak luar perusahaan.

Ditulis Secara Sistematis

Surat resmi ditulis secara sistematis berdasarkan struktur yang telah ditentukan pada sebelumnya. Selain itu, struktur surat formal ini sendiri juga akan dijelaskan jauh lebih lanjut pada bagian selanjutnya.

Struktur Surat Resmi

• Kop surat : Kop surat memuat identitas perusahaan yang terdiri dari logo, nama instansi, alamat lengkap, nomor telepon, website (jika ada), dan alamat email.

• Nomor Surat : Nomor surat ini sendiri bertujuan untuk memudahkan pengirim surat mengetahui jumlah surat yang telah dikeluarkan setiap bulan atau tahunnya. Setiap perusahaan mempunyai format nomor surat yang berbeda-beda. Namun format yang umum digunakan adalah [nomor surat]/[kode perusahaan]/[kode halaman]/tahun penerbitan surat.

• Tanggal : Surat resmi harus mencantumkan tanggal penulisan. Informasi tanggal ini berguna agar penerima dapat mengetahui kapan surat itu dibuat atau diterbitkan. Proses inventarisasi surat juga dipermudah dengan mencantumkan tanggal surat.

• Subyek : Perihal surat harus ditulis secara ringkas dan tepat agar penerima dapat memahami maksud surat resmi tersebut. Sedangkan lampirannya memuat dokumen pendukung surat tersebut. Jika tidak ada lampiran, cukup isi bagian ini dengan tanda hubung (-).

• Alamat : Alamat tujuan hanya perlu ditulis singkat di bagian dalam surat. Namun, Anda perlu menuliskan alamat tujuan lengkap Anda di sampulnya untuk memudahkan pengiriman pos.

• Sambutan Pembukaan : Pidato pembukaan harus ditulis secara formal dan standar. Gunakan bahasa yang sangat jelas dan sopan pada bagian yang satu ini.

• Isi : Badan surat berguna untuk menyampaikan informasi kepada penerimanya. Bagian isi harus ditulis dengan jelas, ringkas, dan langsung sesuai tujuannya.

• Kata Penutup : Surat formal perlu diakhiri dengan kata penutup untuk menunjukkan kesopanan. Ucapan ini terdiri dari satu kalimat saja yang menyatakan tujuan atau harapan pengirim dalam pembuatan surat tersebut.

• Tanda Tangan dan Stempel : Surat resmi sah setelah ditandatangani dan diberi stempel. Bagian ini memuat tanda tangan, nama lengkap, dan jabatan penanggung jawab pembuatan surat.

• Salin : Bagian ini bersifat opsional tetapi harus dibuat jika pihak lain perlu menerima surat resmi tersebut juga.

Kini Anda pasti telah memiliki panduan tentang surat resmi setelah memahami ciri-ciri surat resmi dan strukturnya. Dengan semakin canggihnya teknologi modern di era digital ini, proses pembuatan surat resmi ini juga dapat dilakukan sepenuhnya melalui komputer. Surat yang dibuat dapat ditandatangani menggunakan Tanda Tangan Digital yang canggih sehingga proses penulisan surat menjadi lebih efisien.

Demikian ulasan tentang Ciri-Ciri Surat Resmi dan Beberapa Strukturnya seperti yang dilansir slot88, Semoga bermanfaat.