Proses Audit Jarak Jauh – Pada Masa pandemi covid 19

Fajar Ikhwanudin

Mahasiswa D-III Akuntansi FE UNISSULA

Sri Sulistyowati, S.E., M.Si

Dosen FE UNISSULA

Perbincangan mengenai pendekatan audit baru, penggunaan teknologi dan teknik audit jarak jauh telah berlangsung selama beberapa tahun. Namun, dalam berbagai jajak pendapat terhadap perusahaan yang telah dilaksanakan selama dua tahun terakhir, menunjukan beberapa perusahaan secara terbatas  melaporkan telah menerapkan proses audit jarak jauh di luar skala uji.  Pengetahuan singkat kita kali ini membahas tentang tantangan proses audit jarak jauh serta menawarkan strategi untuk mengatasinya pada setiap bagian proses penugasan audit, meliputi – perencanaan, pemeriksaan dokumen, kerja lapangan, wawancara, dan pertemuan penutupan.  Disamping Itu kita juga akan  berbagi praktik terbaik yang berasal dari tiga organisasi yang telah menerapkan proses audit jarak jauh dalam menghadapi COVID-19.

Audit Dari Jarak Jauh     

Elemen yang terkait proses audit jarak jauh dalam banyak hal dapat dianalogikan dengan audit menggunakan kontak secara langsung. Namun, fokus, tema utama dan pelaksanaan fase dari kedua audit ini berbeda. Bagian ini menyoroti hal-hal yang perlu dipertimbangkan, berdasarkan pelajaran yang diperoleh dari tiga perusahaan yang berkontribusi dalam menerapkan audit jarak jauh sebagai bagian dari respon terhadap COVID-19. 

Perencanaan 

Perencanaan dan penentuan lingkup merupakan hal yang sangat penting dalam setiap audit. Namun pelaksanaan hal tersebut akan menjadi lebih sulit pada saat pihak yang berkepentingan berada di lokasi yang saling berjauhan, sementara rapat perencanaan dengan pemangku kepentingan adalah hal yang sangat penting. Pertemuan tersebut mencakup diskusi tentang ruang lingkup dan jadwal, auditor juga harus memberikan waktu yang memadai untuk menjelaskan pendekatan proses audit jarak jauh kepada para peserta rapat. Termasuk memberikan penjelasan mengenai hal-hal yang perlu diantisipasi terkait kesamaan dan perbedaan antara audit tatap muka langsung yang sudah umum bagi para pemangku kepentingan  dengan proses audit jarak jauh. 

Berdasarkan kebutuhan atas keterangan serta penjelasan tambahan, pengalaman yang ada menunjukkan bahwa auditor internal harus mengalokasikan waktu dua kali lebih banyak guna melakukan rapat perencanaan audit jarak jauh, bila dibandingkan dengan yang diperlukan dalam audit tradisional. Penggunaan video teleconference serta PowerPoint atau panduan visual lainnya, juga bermanfaat untuk pertemuan ini. 

Kajian Dokumen 

Dalam banyak hal, pengkajian dokumen dari jarak jauh memiliki kesamaan dengan pengkajian di tempat kerja, namun terdapat beberapa keterbatasan. 

Mungkin diperlukan lebih banyak waktu bagi pihak terkait untuk menyiapkan dan mengunggah dokumen ke platform berbagi file (SharePoint, drive bersama, dll.) bila dibandingkan dengan menyediakan akses ke tempat arsip atau binder pada lokasi kerja. Metode dokumentasi (rekaman dalam kertas kerja, sistem penyimpanan basis data, dll.) yang ada dapat membutuhkan tambahan waktu untuk mengubah catatan menjadi format yang dapat dikaji (seperti PDF) dan mengunggah file tersebut. Foto dan video ditinjau oleh manajer audit dan dikompilasi menjadi sebuah album, yang kemudian ditinjau oleh masing-masing auditor. Auditor membuat catatan dan menyiapkan pertanyaan untuk ditanyakan selama wawancara jarak jauh. 

Wawancara jarak jauh 

Wawancara jarak jauh dilakukan dengan cara yang hampir sama dengan wawancara langsung serta dapat dilakukan melalui penjadwalan panggilan video terhadap personil-personil inti dengan menggunakan sejumlah teknologi yang tersedia (misalnya, Microsoft Teams, Skype, dan Zoom). isyarat non-verbal merupakan bagian penting dari komunikasi dan seringkali tidak nampak tanpa video. 

Pertemuan penutupan 

Pertemuan penutupan untuk audit jarak jauh sama dengan pertemuan penutupan untuk audit secara langsung. Disarankan untuk menjadwalkan pertemuan penutupan satu hingga dua hari setelah wawancara jarak jauh. Hal ini memungkinkan anggota tim audit untuk meninjau kembali catatan dan temuannya, serta mengadakan rapat tim audit untuk menyusun rancangan awal hasil audit. 

Proses audit jarak jauh bukanlah satu-satunya solusi yang tepat untuk semua masalah. Hal ini bukan pula  sebagai pengganti dalam pelaksanaan audit secara langsung. Namun, sebagai bagian dari program asurans jangka panjang, audit jarak jauh dapat berperan serta, dalam memberikan asurans ketika kondisi khusus tidak memungkinakan pelaksanaan bisnis sebagaimana biasanya.