Dear Team HR “Hari Ini Pembayaran Gaji Siapkan Staminamu Besok”

Sebagai penghubung antara karyawan dan perusahaan, Team HR merupakan “Benteng” pertama dalam menghadapi permasalahan. Seringkali pengolahan data gaji yang tidak efisien menimbulkan pemikiran “Hari Ini Pembayaran Gaji Siapkan Staminamu Besok”.

Mengapa demikian?
Karena ditanggal-tanggal tersebut rawan terjadinya “serangan” dari karyawan yang histeris dengan gaji mereka seperti serangan komplain, serangan pertanyaan, yang bisa berujung pada serangan jantung team HR.

Berikut beberapa penyebab dan cara melindungi anda dari terjadinya “Serangan”:

1. Pekerjaan yang menggunung di akhir bulan
Pernahkah anda atau team anda merasakan pekerjaan tiba-tiba menggunung ketika mendekati periode penggajian? Dan ketika hari H penggajian ternyata didapati kesalahan yang disebabkan pekerjaan yang dikerjakan secara terburu-buru. Sayangnya, istilah “alon-alon asal kelakon” tidak berlaku jika berhubungan dengan hajat hidup orang banyak. Jika anda mengalami hal ini, mungkin solusi di bawah dapat membantu anda.

Lakukan pembagian rentang pengumpulan dan pengecekan data menjadi dua mingguan, mingguan, ataupun harian tergantung banyaknya data yang harus dikerjakan. Hal ini akan membuat beban pekerjaan terbagi dan tidak menumpuk di akhir bulan semua yang berdampak pada akurasi pekerjaan yang lebih baik.

2. Ketentuan HR yang kurang jelas
Seringkali terdapat perbedaan persepsi antara HR dengan karyawan yang dipicu oleh komunikasi peraturan yang kurang detail. Ingat, setiap manusia unik, ada yang unik tampangnya ada juga yang unik pikirannya. Kadang pikiran yang terlalu unik dapat menimbulkan kesalahapahaman.

Oleh karena itu, semua ketentuan yang diterapkan perusahaan harus dicatat secara jelas dan tegas pada sebuah dokumen(seperti peraturan perusahaan/peraturan kerja bersama) yang dimengerti oleh setiap karyawan yang bekerja.

Sebagai contoh:
PT. XYZ menerapkan potongan telat, yang dipotong setelah telat lebih dari 15 menit dalam satu hari. Dimana tarif potongan per menit akan bertambah setiap kelipatan 15 menit. Namun pada penjelasan yang tertulis dalam peraturan, tidak disebutkan besar tarif yang dikenakan untuk setiap menitnya. Hal ini tentu akan menyebabkan kerancuan bagi karyawan sebagai penerima sanksi. Akan lebih baik jika PT. XYZ mencatat secara detail tentang teknis penerapan aturan tersebut termasuk tarif potongan permenitnya.

3. Karyawan tidak bisa mengakses parameter penggajian
Sebagai HR, seringkali medapatkan pertanyaan dari karyawan seperti “saya bulan ini telat berapa kali?”, “saya bulan ini izin berapa kali”, “saya bulan ini …(diisi dengan kasus yang anda hadapi)”. Ketika anda mejawab sesuai dengan catatan yang dimiliki, timbul keraguan dari karyawan tersebut dan sial-sial andalah yang dituduh melakukan kesalahan pencatatan.

Hal ini bisa dicegah dengan menampilkan informasi yang berhubungan dengan besarnya tunjangan atau potongan pada slip gaji. Semakin kompleks komponen gaji yang berlaku, maka semakin banyak data yang harus diinformasikan pada slip gaji. Beberapa contoh informasi tambahan yang dapat dimunculkan pada slip gaji antara lain jumlah lembur, frekuensi keterlambatan, jumlah kehadiran, ijin, cuti, dan sakit.

4. Garbage In Garbage Out (GIGO)
Ehm.. GIGO….
Yang dimaksud dengan GIGO adalah data hasil olahan tercermin dari data yang diterima. Sama seperti ketika melakukan penggajian, team HR membutuhkan kerjasama ataupun informasi/data dari bagian lain. Ketika data yang diberikan ke team HR kurang ataupun tidak benar, maka hasil perhitungannya pun menjadi tidak benar.

Sebagai contoh:
Disuatu perusahaan yang bergerak dibidang manufacture, kita sebut saja PT. XYZ diterapkan waktu kerja 24 jam 3 shift. Karena kebutuhan produksi yang sulit diprediksi seringkali karyawan masuk tidak sesuai pola kerja mereka, sehingga hal ini sangat menyulitkan team HR untuk mengontrolnya.

Masalah ini bisa diatasi jika bagian produksi menginformasikan perubahan shift tersebut ke team HR, karena dari bagian produksi pasti sudah menyusun perencanaan kerja minimal 1 hari sebelumnya. Percenanaan ini biasa dilakukan agar mesin dapat beroperasi secara optimal tanpa ada kekurangan operator.

Namun sering kali bagian produksi telat ataupun tidak memberikan data perubahaan shift ke bagian HRD. Solusi untuk masalah ini adalah melakukan konsolidasi dengan bagian-bagian terkait agar data aktual shift dapat di berikan paling tidak H+2 setelah terjadi. Karena data yang diberikan ke team HRD adalah data actual, maka seharusnya data ini sudah terjadi dan langsung dapat diolah untuk menghasilkan data yang benar.

Selain solusi-solusi diatas, penggunaan Software Payroll Indonesia dapat meningkatkan akurasi dan produktifitas team HR, sehingga team HR dapat lebih fokus kepada karyawan dan strategi HR dalam mencapai tujuan perusahaan. Dengan menggunakan Employee Self Service (ESS) , karyawan bisa melihat dan mengatur sendiri informasi yang mereka butuhkan.